入金管理のシステム導入はコストに見合うか？
債権管理や入金管理システムを導入する際に必要なコストや、システムを導入することのメリットについて解説しています。
入金管理のシステムのコストは
形態によって異なる
債権管理および入金管理システムを利用したいけれど、コストが気になって導入に踏み切れないという経営者の方も多いようです。
債権管理システムにかかるコストはサービス形態によって変わります。
たとえば、債権管理システムをオンプレミス（自社運用）で導入する場合。サーバやソフトウェアなどの情報システムが必要になります。サーバ環境を整え、システムのパッケージを購入し、インストールをすると、導入に必要なコストは、すべて含めて数百万円、場合によっては数千万円などになることもあります。
入金管理システムの利便性はほしいけれど、これほどのコストはかけられないという場合におすすめなのが、クラウド化された債権管理・入金管理システムです。
近年、さまざまなシステムがクラウド化されていますが、債権管理システムにおいてもその流れは例外ではありません。クラウド化された債権管理・入金管理システムの場合、システムを利用するのに必要なものは、インターネット環境とパソコンだけ。そのため、初期費用も数万円程度、利用するシステムによっては初期費用無料という場合もあります。
また、インターネットを通じてすぐに導入することができるため、導入までの期間も短縮することができます。自社運用の場合、導入後もサーバの運用業務を行う必要があり、担当者にとっての負担が重くなります。
一方のクラウド化されたシステムの場合、システムの供給会社のサーバ上でシステムを利用するため、企業側はサーバの運営に携わる必要がありません。債権管理のために、サーバ運営などの業務に人員を割く必要がなく、本当に必要な本来の業務に力を注ぐことができるのです。
入金管理システムを導入する
メリット
入金管理ができる債権管理システムを導入することのメリットは以下の通りです。
一括管理が可能になる
企業間における取引では、商品やサービスの納入日とその代金の入金日は異なります。取引先によって入金日もまちまちで、分割で入金が行われることも。そのような場合、エクセルや会計ソフトで管理するのはとても手間がかかります。
入金管理ができる債権管理システムでは、売掛金の入金を一括で管理できるので、煩わしさもなく、スムーズに処理することができます。
回収効率がアップする
エクセルなどで管理している場合、未回収金はひとつひとつ調べていかなければなりません。ファイルがひとつにまとまっていればまだいいのですが、複数にわたっている場合、それらをひとつひとつチェックしていく必要があります。この作業にはかなりの時間と手間がかかります。
入金管理システムなら未回収債権の情報をすぐに呼び出すことができますし、なかには自動で知らせてくれる機能がついているものもあり、チェックの手間がかかりません。それによって回収作業を効率よくスピーディーに進めることができます。
請求書などの作成も可能
債権管理システムでは、未回収取引を一覧で表示できるので、回収に遅れが出ている取引をすぐにピックアップすることが可能。
債権回収のために必要な請求書や督促状などの作成もできるので、回収業務をスムーズに行うことができます。
ヒューマンエラーが減少する
入金管理を人の手で行っていると、入力ミスやチェック漏れなどのヒューマンエラーが、必ずといっていいほど発生します。
入金・債権管理システムの場合、こうしたミスを防ぐことができるので、より確実で迅速な作業が可能です。
債権管理が一元化できる
支店や支社を多く抱える大企業の場合、それぞれの支店や支社で債権管理業務を行っていることも多いのですが、各支店・支社によって使用するフォーマットが異なったり、やり方が違ったりすることも多々あります。
債権管理システムを導入することで、フォーマットややり方が統一されるので、債権管理の一元化ができ、大幅な効率化を図ることができます。
クラウド化システムの
デメリット
導入費用が安い、すぐに導入できるなどのメリットがある一方で、クラウド化された入金管理システムにはデメリットもあります。インターネットを経由して利用するシステムのため、当然、オフラインの環境では利用できません。
クラウド化システムでは、サーバの運用業務の必要はありませんが、スムーズな利用のためには、インターネットの接続環境など、これまで以上に注意が必要になります。
インターネット経由ということで、セキュリティの問題もあります。クラウドサーバ上にデータを保管することになるため、セキュリティ面で不安を感じることもあるかもしれませんが、当然、こうしたサービスを提供するからには、クラウドシステムを提供する企業のセキュリティ対策は万整っています。
ほとんどの企業では、サイバー攻撃やサーバ障害などのトラブルへの対策や対応も十分になされているので安心して利用することができるでしょう。