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流通業の債権管理と債務管理

流通業ほど債権管理・債務管理が大切な業種はありません。流通の世界では常に取引が行われています。アパレル、飲食といった日常生活に欠かせないものから、珍しいものまで流通業は文字通り様々なものが流れています。 そのため、債権管理・債務管理がとても重要です。流通業にとってはこれらにどれだけ力を入れるのかも問われています。

他の業種であれば、月に一度程度お得意様と取引するくらいの所もあるかもしれませんが、流通業は毎日が取引の連続と言っても過言ではありません。それだけに、債権管理や債務管理が「月に一度行えばよいもの」ではなく、専任の部署を作り、毎日債権管理・債務管理業務に追われているスタッフもいることでしょう。

流通業の特徴として、物を仕入れてエンドユーザーに届ける所もあれば、業者から業者、つまりはBtoBの流通業も多いことでしょう。また、BtoBとBtoCが混在している業者もいます。 それだけ流通業は幅広いものですが、どの流通業にも共通しているのは、商品を渡すだけではなく、相手からお代を受け取って初めて「利益」になりますので、入金があったのかや、相手に入金を伝えたり。さらには入金の合計額の計算、仕入れの合計額の計算など、経理業務がより大きなものになります。

流通業の債権管理と債務管理システム機能

流通業は他の業種と異なり、会計・取引の回数が多い傾向にあります。毎日のように様々な業種と取引の連続の業者とて珍しくありません。予定通り行われたのか常に確認しながらの消込作業の連続は、担当者に大きな負担となります。他の業種であれば、「まとめて確認」も不可能ではありませんが、流通業の場合、その都度確認・作業を行わなければならないケースも多々あります。

そのため、忙しい時期だけ会計業務の負担が増えるわけではなく、常に大きな負担を強いられている会社もありますので、債権管理・債務管理の自動化は担当者の負担軽減はもちろんですが、ミスの軽減にも繋がるメリットの大きなものです。 会計業務の回数の多さは、どうしても精度を低下させ、次第にミスが生まれるのですが、流通業に於ける会計業務のミスは、単なる「計算ミス」にとどまらず、会社組織全体の信用問題に発展しかねません。

他の業種であれば「どうしたのかな?」と心配してくれるかもしれませんが、流通業の場合、「未納だった」「しっかり会計を行わない業者」との誹りを受けることもあれば、自社の利益そのものも変わりますので、大切なものであることが分かるのではないでしょうか。

基幹システム・業務システム・ERPの違い

基幹システム、業務システム、ERP。これらの違いを把握することで、自社にはどのようなシステムを導入するとよいのかが見えてきます。

流通業における基幹システムとは

基幹システムとは、経済活動の「基盤」となるものです。流通業の場合、仕入れや販売など業務そのものは決して他の業種と比べて幅広いとまでは言えないものの、扱うジャンルは多々ありますし、何より会計の回数は他の業種と比べて膨大なものになりますので、複数の会計・取引が行える環境もまた、大切な基幹システムです。

取引回数がそこまで多くはない業種であれば月末にまとめて会計を行うだけでも良いでしょう。しかし、流通業の場合、月末にまとめてではなく、常に会計業務を行う必要がありますので、専門部署を設けるのは当然として、スタッフの負担を軽減できるような基幹システムの構築が大切です。

流通業における業務システムとは

業務システムとは基幹システム以外のシステムです。 グループウェア メールソフト 顧客管理システム 営業支援システム といったものです。これらは基幹システムを補佐し、業務を円滑に進めることができるものです。
流通業の場合、基幹システムよりも業務システムの方が多いことでしょう。取り扱いジャンルや品目によって業務システムが異なります。

例えばBtoBとBtoCでは求められる環境が異なるのは当然ですし、アパレル関連の流通と飲食の流通とでは倉庫に求められる特徴が異なります。アパレルであれば温度管理はさほど重要ではありませんが、飲食の流通の場合、倉庫の温度管理はもちろんですが、運搬するトラックに温度調整機能があるのかなども問われることになりますので、営業システムもまた、異なるものになることでしょう。

流通業におけるERPとは

基幹システムと業務システムを統合したものがERPです。 統合することで合理化が進められる点だけではなく、情報の共有化や経営の意思決定等、様々なメリットがあります。

既存のシステムに債権管理システムを連携させる

新しいシステムを導入するにあたっては、まずは既存のシステムを改めて確認することが大切です。既に導入しているシステムと新システムの比較により、どのようなメリットがあるのかが分かります。

流通業も様々ですので、自社には何が求められているのかや、求められているものが新システムに導入されているか。さらには社内で活用できるのか。この点まで考慮する必要がありますし、長期的ビジョンも大切です。

新システムを導入してメリットが多々あったと思ったのも束の間、体制が変化したことでシステムのメリットが享受できなくなるようでは新システムの力を最大限に発揮できるとは言えません。 これらの点を踏まえ、新システムとどのような形で連携させるのが良いのかを考えることが大切です。

FutureStage

FutureStageは販売開始から30年以上、4000システム以上の導入を誇る実績のあるシステムです。製造業から卸売、小売などの流通業にも対応したシステムは、生産管理や販売管理だけではなく、原価管理や購買管理、さらには輸出入管理、財務会計連携に外部データの取り込みなど、流通業者が求めているものがパッケージングされています。

また、導入タイプも導入型とクラウド型が用意されています。クラウド型の場合リーズナブルで、且つ最短10日からでも利用が開始できます。在庫の見える化から内部統制の強化、海外取引への対応など、システムが様々な形での支援を行ってくれます。