債権管理ナビ/エクセルでどこまで入金管理できる!?/請求管理の方法とコツを知りたい

請求管理の方法とコツを知りたい

エクセルでの請求管理方法について、請求書の作成の仕方やエクセルで作成する際のポイント、手作業で行うことのリスクとシステム化のメリットをまとめています。

エクセルでの請求管理方法

まず、債権を回収するためには、商品の販売やサービスの提供を行った相手方に請求書を出す必要があります。

請求書は手書きでもエクセルなどで作成しても構いませんが、必ず記載すべきこと、記載しておいた方がいいものがあります。

請求書に必ず記載すべきこと

請求書に記載しておいた方がいいもの

印刷した請求書を郵送したり、ファックスで送信したり、エクセルなどで作成したものをメールに添付して送信したりして、必要事項を記載した請求書を取引先へ送ります。

取引先によっては、メールのデータだけでOKというところもあれば、原本を郵送してほしいというところもあるので、事前にどのような形態で送るのがいいのかを確認しておきましょう。

取引相手が増えれば増えるほど、請求書の作成・発行は手間のかかるものですが、トラブルを避けるためにも、間違いのないように請求書は作成・発行しなければなりません。


引用元:Youtube「【初心者向けエクセルVBA】
取引先別に請求書を作成するマクロを作る」
(https://www.youtube.com/watch?v=qoMn98NQKRc)

エクセルでの請求管理のコツ

エクセルで請求明細を作成する場合、月ごとにシートを分けているケースも多いようです。一見、見やすく整理されたように感じますが、月ごとにシートを分けてしまうと、未回収金のチェックなどを行う際に、シートごとに確認しなければならず、手間と時間がかかってしまいます。

請求明細は、月ごとにシートを分けるのではなく、ひとつのシートにまとめて作成するのがおすすめです。

その際、オートフィルタを設定すれば、月ごとの明細や、未回収金など、欲しい情報をすぐに引き出すことができます。

請求をエクセルで管理しても大丈夫?

エクセルで請求書を作成する利点としては、誰でも扱えるということ。メールなどで添付して送ることもできますし、印刷もすぐにできます。

誰でも手軽に扱え、簡単に書き換えができるという利点がある一方、入力ミスやデータの消去という危険性も生じます。場合によっては、大量のデータを消失してしまうということもないとは限りません。

数式などを設定しておけば、エクセルが計算してくれるので手書きの請求書と比べて手間は省けますが、データが改ざんされやすいというデメリットもあります。

また、セルに入力された数式が間違っていると、請求金額も変わってしまうので注意が必要です。

手作業のリスクとシステム化のメリット

手作業による請求業務のリスク

エクセルによる請求業務は、事業が拡大するにつれ、さまざまな問題が生じてきます。

たとえば、エクセルで請求書を作成する場合。セルに数式が入力されていることが多いのですが、その数式自体を間違えてしまったり、数式が消えてしまったりというトラブルが起こりがちです。数式が間違っていれば当然、合計金額も間違えてしまいます。それに気づかずにそのまま提出してしまうと、請求金額を間違えてしまいます。

また、請求書ごとに別々のファイルになっているため、作業をする際には、ファイルをひとつひとつ開いて入力し、印刷をしなければなりません。請求書の作成枚数が多くなればなるほど、この作業にとられる時間は大きくなります。

エクセルは、誰でも簡単に扱えるのがメリットではありますが、そのため、使う人によって、形式やレイアウトが変わってしまうということがあります。

とくに、作業をする人が複数人いる場合、はじめは同じテンプレートを使用していたのに、使っているうちに、少しずつ自分の作業しやすい形式やレイアウトに変えてしまったり、意図せずとも変わってしまうということも起こり得ます。

さらに、会社の移転や社名の変更があった場合、取引先の社名や住所が変わった場合などには、ひとつひとつ手作業で修正していかなければなりません。

請求管理業務は、請求書を発行するだけではなく、請求書を発行した後、きちんと入金がされたかまでを確認しなければなりません。そのため、エクセルで作成した請求書とは別に、請求書が発行されたか、入金されたかなどを管理するエクセルデータを作成する必要があります。しかし、請求書と請求管理のデータは別のデータになるため連動せず、修正などがあった場合に、二重管理となり、ミスが起こりやすくなります。

システムを導入することのメリット

請求管理のシステムでは、見積書を登録すると自動的に請求書が作成され、請求書の発行を忘れると警告が出るようになっています。

書式も一定なので、使用する人によってレイアウトが変更されることもありません。

未入金の取引についても管理できるため、入金が確認できていないものがすぐにわかり、顧客別、区分別などの集計も自動で行われているため、必要な時に必要な情報をすぐに引き出すことができます。

また、請求書を送付する際には、郵送かメール、ファックスなどの方法が一般的ですが、請求管理システムの中には、取引先へ、請求書をメールで送信してくれるサービスを行っているものもあります。