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入金消込はゼッタイ自動化したい

入金消込の作業を自動化・効率化したい方のための、お役立ち情報をまとめています。

入金消込、自動化・効率化するための情報を特集

IT化がすっかり進んだ今日においてなお、会計管理や販売管理などのシステム化はされていても、入金消込の作業に関しては未だ目視・手作業で行なっているという企業が実に多くあります。そこで、入金消込を自動化・効率化するためのお役立ち情報を特集。自動化によってもたらされるメリットや、自動化が進まない要因分析、自動化しないことのデメリットやリスクといった情報を取りまとめていますので、ぜひご覧になってみてください。


多くなればなるほど効率化から遠のく入金周り

入金周りは絶対に間違うことができないので、その扱いはかなりセンシティブです。一件毎に目視や読み合わせなどで、日次レベルできっちり数字を整える必要があります。


管理部門の業務は少数精鋭で回すことが常なので、イレギュラーや増減の波が大きな打撃です。この状況下で効率化を考えるなら、可能な限り自動化することが近道ではないでしょうか?


効率化を念頭に業務を部分的にでも自動化できるシステムがあるとしたら導入を検討してみるのも価値的ではないでしょうか?


本格的に自動化をするなら…?>>

消込をエクセルで頑張ってるがもう限界

入金消込の作業をマイクロソフト社の表計算ソフト「エクセル」を用いて行っているという方は多いことでしょう。しかし、そもそもエクセルというソフトは見積もり作成やグラフ化した資料の作成などには役立っても、入金や債権などの管理に最適化されたものではありません。はっきり言ってしまえば、エクセルでの消込作業は、帳簿に手書きで行なっている場合と大差はありません。目視による確認は変わらず、手書きでの書き込みか、手作業で入力するかが違うという位で、膨大な手間暇がかかるという点ではまったく同じ。解決にはシステム化がおすすめです。

エクセルの入金消込、しんどさあるある

苦痛でしかないこの仕訳作業を改善するには

入金消込に大きく関連する作業で、同じように手間暇がかかる作業として、帳簿上の仕訳作業があります。とりわけ面倒なのが、勘定科目や金額に誤りがあった場合の修正仕訳です。もちろん誤った箇所を単に書き換えればよいというものではなく、正式な手順に沿って手間暇をかけなければならないのです。こうした仕訳作業についても、手作業で行うデメリットやリスクがあることを紹介。併せて、自動化によってどのようなメリットがもたらされるかを解説していきたいと思います。

仕訳の自動化のメリット

システム化の必要性やメリットはこう訴える

入金消込のシステム化が進まず未だに目視・手作業を強いられてしまう理由のひとつに、経営陣や他部門の人員による不理解や誤解といういささか原始的なものがあります。自動化実現のためには、手作業の過酷さや非効率さ、起こりうるリスクなどをキチンと伝え、自動化によってもたらされるメリットをプレゼンすることが賢明です。

入金消込、システム化を実現するには

未払金の消込はどう管理すればいいの?

入金消込の作業は原則として、請求分の金額が問題なく支払われた時点で行うものです。支払いが滞っていたり、金額が不足しているという場合には、入金消込の作業は保留し、「仮受金」という勘定項目への計上や、「繰越請求」などの手間が必要に。そうした場合でも自動化されていれば、面倒な手順を効率化できます。

未払金の消込を効率化する方法

サービスやソフトって機能はどうなの?

入金消込システムとはその名称の通り、入金消込の作業に特化したものですが、よくある誤解として販売管理や会計、売掛債権買取といったシステムと混同されてしまいがちです。これらのシステムと入金消込システムとの違いはどのような点か、それぞれどのような特徴があるのかを比較検証していきたいと思います。

入金消込システムはどう選ぶべき?

債権管理の回転率向上にクラウドサービスはどこまで対応できる?

債権管理システムにはクラウドサービスと現地導入型のオンプレミスシステムがあります。初期費用不要、現地導入型と比べて機能やサービスが充実しているクラウドサービスなら、煩雑な入金消込作業を自動化させ、一気に回転率を向上させることが可能となってきます。またクラウドサービスは期ごとに売上債権回転率を分析しながら、ラッピングなどの不正を未然に防ぐ役割も担っています。

債権管理の回転率向上にクラウドサービスはどこまでできる?

RPAシステムでどこまで効率化がはかれるか

PRAとは、これまで人間の手作業によって行ってきた各種の業務を自動的に処理するシステムのこと。データの抽出や分類、起票など、本来は人間による労働が必要とされている業務を、あたかも一人の労働者のごとくに一任することができるシステムをRPAと言います。導入によってどのようなメリットがあるのか他システムとの違いや導入事例を解説します。

RPAシステムでどこまで効率化が図れる

AI時代の債権管理・入金消込業務

AIとは人工知能の略称。人間の知能のように働く、まるでロボットのようなシステムを総称してAIと呼びます。AIは経理業務におけるルーティンワークの担い手として活躍することでしょう。定型化した経理業務を多く抱える会社の中には、すでにAIを導入して業務効率化を図っている会社も少なくありません。

AI時代の債権管理・入金消込業務とは?

そもそも入金消込とは何か?

消込とは、売掛金や買掛金などの債権・債務を帳簿上から消していく作業のこと。売掛金に対しての入金が確認できた場合「入金消込」を行い、買掛金に対しての支払いが確認できた場合「支払い消込」を行います。基本的な流れについて解説しています。

そもそも入金消込とは何か?

入金消込あるある

面倒とされる入金消込

では次に、経理業務で最も面倒とされる入金消込の作業について解説していきます。実際、現場でおこなわれている入金消込は、どんな煩雑な仕組みになっているのでしょうか。

経理担当者がまずおこなうのは、取引先からの振込入金額の確認です。まず通帳やネットバンクに記載された入金情報をもとに、パソコンのエクセルにまとめてある請求先リストの中から目視で取引先を探し出します。

入金のあった取引先が見つかったら、手動で消し込んでいくという地道な作業となるわけですが、このような人為的におこなわれるマッチング作業は、時間と動力を駆使して、気の遠くなるような煩雑な作業となります。

実際どのようなことが問題になってくるのか、以下具体的にまとめてみました。

振込名義と請求先リストの名義が合致しない

通帳もしくはネットバンクに記載されている取引先の名義人とパソコンの請求先リストの名義人の名前が合致しないパターン。請求金額が合うものから目視で選び出し、請求書や取引先情報の中から探し出さなければいけません。

まとめて振り込まれた場合どの請求書の入金額なのか認識できない

複数ある請求書の金額をまとめて振り込まれた場合も、非常にわかりづらく混乱を招きます。どの請求書の金額が振り込まれたのか、経理担当者の頭を悩ます種となってくるでしょう。

振込金額とリストにある請求書金額が合致しない

これもよくあるパターンで、振込手数料を合算していない金額を入金してしまい、手数料が引かれ実際の請求金額と合致しないといったケース。振込手数料も一定ではないため、非常に煩雑で混乱してしまいます。

未収金が発生した場合の次月管理

何らかの事情で支払いが遅れる取引先も中には存在するでしょう。この場合、未収金として次月へ繰越となるわけですが、経理担当者がしっかり次月に再請求することを肝に命じなければいけません。

万が一抜けがあった場合は、営業利益に大きなヒビを与える結果となりかねません。

本格的に自動化をするなら…?

債権管理ソリューション「Victory-ONE」

おすすめの債権管理システムは、株式会社アール・アンド・エー・シーの手がける「Victory-ONE」です。現地導入型(オンプレミス型)とクラウド型の双方が用意されており、大手上場企業を含む200社以上の導入実績があります

Victory-ONEは債権管理全般に対応しているシステムで、開発にあたりとくに注力したのが、請求情報と入金情報を自動照合できる機能。多くの企業が、入金消込の自動化とその精度の高さを理由に導入しています。

エクセルページ_株式会社アール・アンド・エー・シー公式HPエクセルページ_株式会社アール・アンド・エー・シー公式HP
引用元:株式会社アール・アンド・エー・シー公式HP
(https://www.r-ac.co.jp/)

既存の会計システムとの連携も可能

「マシンラーニング」を活用した独自の照合ロジックを実装することで、使用すれば使用するほど自動化率・生産性が向上していくシステムを実現。弥生会計、OBIC、TKC、ミロク情報サービスといった、会計システムとの連携も可能です。またSAPやOracleなどのERPとも連携可能となっており、将来的にはSalesforceに対応する計画も視野に入れているとのこと。

サービスはオンプレミス型とクラウド型の2種類

Victory-ONEのサービスは現地導入型(オンプレミス型)とクラウド型の2つから選べます。それぞれの特徴やメリットをご紹介します。

  • 現地導入型(オンプレミス型)

現地導入型のシステムはいくつかのタイプが用意されています。中堅・上場企業向けの「Victory-ONE/G4」。ECサイトの管理が必要なBtoC企業向けの「Victory-ONE【決済管理】」。メーカーや卸業に特化した「Victory-ONE【検収照合】」です。

一般の企業で使うことの多いVictory-ONE/G4について説明します。Victory-ONE/G4は入金消込と債券管理を専門に行うシステムです。既存のソフトやシステムに変更を加える必要はなく、それぞれそのまま使えます。入金消込システムの使用方法だけ覚えればいいので導入がしやすいです。

機械学習能力が付いているのがVictory-ONEの魅力です。名義人カナや口座情報、電話番号などの設定を記憶します。振込手数料も自動で計算。高い自動照合率が可能で、スタッフの負担をより減らせます。照合ロジックを変更することもできるので、独自に設定しているルールに基づいて入金消込を自動化できるでしょう。

現地導入型入金消込システムのメリットは、導入時の要望に合わせて柔軟に対応してもらえる点です。既存のシステムとの連携や入金・債券管理の独自ルールなど、導入企業のニーズに合わせて相談できます。「こういう機能が欲しい」という希望をぜひ相談してみてください。

デメリットは費用と導入までの時間です。クラウド型が安いのに対して、現地導入型は値段が高くなるのは仕方がありません。システムを利用する人の数によって料金が変わることもあります。導入までの時間も長くなる可能性があります。企業ごとの希望を反映させてカスタマイズする場合、打ち合わせやシステムの調整が必要です。

  • クラウド型

費用が安く、中小企業が必要最低限の入金消込システムを導入したいときにおすすめです。製品名称は「V-ONEクラウド」です。入金回収業務専用のシステムで、クラウド環境で利用します。

費用が比較的安いですが、機能は充実しています。現地導入型のシステムに搭載されている機械学習は、クラウド型にも搭載されています。高い照合率で業務の効率化を図れるでしょう。

現地導入型のシステムと同じ機能がほかにも付いています。支払通知データ取込機能や前受金管理機能、会計システム向け仕訳出力機能など、債券残高の管理や会計仕訳の作成業務まで、V-ONEクラウドで行えます。督促状の発行も可能です。スムーズに日々の業務を進められます。

クラウド型という安価なバージョンでここまで機能が充実しているのは驚くべきことです。対象を中小企業向けとしているので、中小企業ならこのクラウド型システムだけで十分でしょう。

デメリットをあげるとすれば、現地導入型に搭載されている一部機能は使えません。外貨による自動照合機能や入金時値引きなどの歩引きやリベート対応です。外貨による入金がある場合は、現地導入型入金消込システムが必要です。

工数が20日から2日に短縮した事例も

Victory-ONEは多くの企業で業務効率化に成功しています。そのうちの1つが、業務量が10分の1にまで短縮したケースです。医療系のとある企業は、事業が大きくなるにつれて入金消込作業に頭を抱えるようになりました。月末は残業して対応していましたが、監査のことを考えると、早期の対策をする必要がありました。

導入したのはVictory-ONEです。1人あたりの工数が20日だった入金消込が、システムで自動化することで2日にまで短縮しました。この効果を達成したのはシステムを導入してから2か月後です。名義人氏名や振込手数料をシステムが記憶するので、使えば使うほど効率が上がります。

Victory-ONEを導入して得られたメリットは工数削減だけではありません。以前はエクセルで行っていた消込作業。監査法人から指摘されるほど正確性に欠ける内容でした。システム導入後は正確性が改善し、監査法人からも高い評価を得ています。

このように作業効率の向上や正確性の改善を経験している企業は少なくありません。消込率90%を達成しつつ、作業工数が4分の1に減った企業もあります。社員のストレスが軽減したという報告や、単純作業をしていた時間でより生産的な活動を行えたなど、満足の声は後を絶ちません。

業務自動化で注目されるRPAとも共存可能

システムなどを使って単純作業を自動化するRPA。すでに導入している企業も多いのではないでしょうか。その場合、入金消込システムを導入しても問題は発生しないかと心配になるでしょう。しかし、心配は不要です。入金消込システムはRPAとも共存できます。

まず、入金消込業務自体はVictory-ONEで行えます。高い照合率なので、ほかのシステムは必要ないでしょう。入金消込以外の業務をRPAが処理します。請求書やレシートの取り込み業務や決算の突合せや調整業務など、RPAが必要な業務範囲はまだまだあります。

RPAで取り込んできた情報をもとに入金消込システムが作業を行うよう流れを作れます。入金消込システムから抽出したデータ結果をRPAで各種資料に作り上げるのもいいでしょう。

RPAに加えて入金消込システムをフル活用すれば、業務自動化がさらに進みます。それぞれのシステムを最大限に生かす方法を考えながら、システム導入を検討してみてください。

Victory-ONEの導入実績

前述の通りこのVictory-ONEは導入実績200社以上という数字を残しています。詳しい導入事例が知りたい方は下記で確認できます。