債権管理ナビ/入金消込はゼッタイ自動化したい/システム化の必要性やメリットはこう訴える

システム化の必要性やメリットはこう訴える

入金消込(売掛金消込)のシステム化がもたらすメリットや、実現するための施策などについて取りまとめてご紹介します。

入金消込(売掛金消込)、システム化はどう実現すればいい?

消込特化のシステム導入によるメリットとデメリット

入金消込のシステム導入を検討している方に向けて、そのメリットとデメリットをご紹介します。

チェックミスがなくなる

経理担当者の手作業や目視で行っている場合に起こるチェックミスがなくなります。人の手や目でチェックすると、どうしてもミスが起こります。特に入金消込作業は正確な判断が求められる作業。小さなミスが一大事に発展するかもしれません。

入金消込でチェックミスが起こりやすいのは、請求名義人と振込名義人が違う場合です。振込者が複数の請求金額をまとめて振り込む場合も、表記される金額が異なるため判断が難しくなります。

消込システムを導入すれば、軽微なミスが激減するでしょう。一度名義人不一致でエラーが出てしまった場合でも、正しい名義人として登録しなおして次回以降対応できるシステムもあります。システムを使えば使うほどミスがなくなり、より使いやすいシステムになります。

請求トラブルを回避できる

チェックミスに関連して、請求トラブルを回避できるのは大きなメリットです。アナログ方法でチェックをしていると、チェックの漏れや処理のミスが発生します。もしすでに入金されているのに未入金としてしまったら、二重請求です。顧客の機嫌を損ね、信頼関係の悪化にもつながりかねません。

逆に、未入金のものを見落として、翌月の売掛金に繰り越す処理をしないケースもあります。顧客側が振り込んでくれればいいですが、顧客も支払いを忘れていたら、請求漏れになります。企業のキャッシュフローに影響するでしょう。システムを導入すれば、こうしたトラブルを減らせます。

経営をサポート

消込システムを導入することで、経営をサポートするデータを入手できます。常に自動で金融機関や信販会社の情報を反映するシステムなら、リアルタイムの売掛金の状態が分かります。

最新の会計情報が分かるので、会社の持つポテンシャルやリスクが一目瞭然になるでしょう。設備投資や事業拡大など、大事な決定をするのにも日々のデータが役立ちます。

会計ソフトの手間が省ける

消込システムのなかには会計ソフトと連動しているものがあります。消込された入金情報を自動で会計ソフトに反映させられます。データの移動が簡単にできるので、システム導入前に手入力で行っていた労力がかかりません。

経理担当者の負担が減りますし、会計ソフト入力時に起こりうるミスを回避できます。消込システムの各メリットが企業の安定経営に貢献するでしょう。

消込特化システム導入のデメリット

コストがかかるのはシステム導入のデメリットです。消込システムを導入するにあたり、一般的に初期費用と月額費用を設けているサービスが多いです。基本料金のほかに支援サービスのオプション料金を設けている会社もあります。一般的にクラウド型なら安く抑えられますが、月々の出費は避けられないでしょう。

システム導入の注意点

便利な消込システムを導入する際の注意点をご紹介します。

システムの活用方法を検討

消込特化のシステムはとても便利なシステムです。社員が丸1日、もしくはそれ以上かけて行っていた作業を10分から数十分で終わらせることもできます。しかし、活用方法を検討しないまま導入してしまうと、宝の持ち腐れで終わってしまうこともあります。

まず検討するのは自動化する度合いです。最初から100%自動化することは難しいかもしれませんが、人の手があまりにもかかるとシステムを導入した意味がありません。また、システムで得たリアルタイムの情報をどのように生かしていくか、運用のビジョンも大切です。どのようなタイミングで売掛金の情報が必要になるのか把握しておくといいでしょう。

複数の部署がシステムにアクセスする場合もあります。財務部や経理部などの異なる部署で利用するとなると、それぞれ使用する目的が異なります。導入前に現場の声を吸い上げておくのがおすすめです。

会計ソフトの連動性をチェック

消込システムの便利な点は会計ソフトに簡単に情報を移せることです。しかし、自社で使っているソフトに対応しているかは、事前の確認が必要です。ほかにも顧客管理システムや決済管理サービスなどと連動させたい場合は、それぞれ対応できるか確認したほうがいいでしょう。

自社で使っているソフトが独特のシステムを利用しているなら、消込システムを導入する際に追加の変更依頼が必要かもしれません。その際は自分たちが本当に望んでいるシステムが完成するように、入念な打ち合わせが必要です。

アナログな消込作業が非効率な理由

システムを導入したことがない企業だと、どうしてもアナログな作業から抜け出せません。アナログな作業で十分と考えるからです。しかし、アナログな方法での消込作業は非効率です。

たとえば、エクセルにある売掛金データと通帳や入金済みのデータを見比べる場合。名義人と入金額をひとつひとつ確認しなければいけません。エクセルのマクロを使っている会社もありますが、それでも最終判断は人間が行ないます。

エクセルやマクロのデータを更新したり、使用方法を変更したりするのも手間です。ファイルにトラブルが発生した場合、エクセルやマクロの知識がある人がいないと対応できないでしょう。

消込システムを使えば、時間をかけて入金のチェック作業を行う必要がなくなります。それまで従業員の経験や根気に依存していた入金消込作業。システムで自動化し、負担を軽減できます。

コストに見合ったシステム化がおすすめ

ひと口に入金消込のシステムと言っても、機種や機能によって、その導入コストはさまざまです。闇雲に高額なシステムを導入しようとしても、それこそ頭の固い経営者などは、なかなか「うん」とは言わないはずです。導入を勝ち取るための戦略としては、自社の消込作業の規模や直面している問題点を洗い出し、それに適したシステムはどれで、これだけのコストをかけることで、これだけの合理化ができるということを、理論的にプレゼンすることが賢明です。

またシステム選定の際は、自社内にサーバーを設置するタイプ以外にも、クラウド型のサービスがあります。クラウド型の場合、コスト的によりリーズナブルになることが期待できますので、もれなく検討しておきたいところです。

入金消込とは?【おさらい】

ここで「入金消込とは何か」について、おさらいしてみます。入金消込とは、帳簿上で売掛金となっている分の取引について、月末の締め日などに取引先から入金が行われた際に行う作業です。

入金消込の手順

入金された銀行明細と照らし合わせながらデータを確認して、売掛金が請求通りに回収できているか、残りの売掛金がデータ上と実際の入金でズレがないか、回収の遅れが出ていないかを確認します。

その上で問題なければ、帳簿上で売掛金(債権)となっていた金額を消していきます。

入金消込作業の現状と問題点

そして、この入金消込という作業は、未だにシステム化されておらず、経理担当者(場合によっては他部門の人間も駆り出されて)、手作業と目視によって行われているという、非合理的な現状がはびこっています。なぜなのでしょうか?

その最大の理由は、何といっても、入金消込という作業の過酷さや重要性を、会社の経営者や他部門の責任者クラスが、正しく理解していないということにつきます。なかには「財務会計システムを導入しているのだから、入金消込もシステムがやってくれるのではないのか」という誤った認識の経営者も決して少なくはありません。

消込自動化の必要性を訴えるべし

そもそも、入金消込という作業を怠ったとしても、得意先からクレームとなることはほぼなく、厳密に管理しなくても、入金がキチンと行われてさえいれば、会社のビジネスは回っていきます。それゆえに、会社上層部は消込自動化の必要性を理解せず、意識しないという傾向があります。

もちろん、経理や会計の担当者であれば、消込作業を怠れば、どんなしっぺ返しが待っているかを十分に理解しています。ですので、膨大な時間と手間暇をかけ、目視や手作業による消込作業を強いられているのです。まさに不条理で理不尽な状況ですね。

手作業の消込作業に伴うリスク

それこそ個人商店などで取引先からの入金が月に10件程度であれば、そこまで苦労はないでしょう。しかし、企業としての規模が大きくなればなるほど、取引の件数が増えれば増えるほど、消込作業は目視と手作業で処理できる領域ではなくなっていくのです。

目視と手動で消込作業を行うには、膨大な時間と手間暇をかけなければならず、また同時に、さまざまなリスクも背中合わせとなっています。例えば請求書の名義と振り込み名義に違いやゆらぎがある場合や同姓同名の請求先がある場合、照合の手間がかかり、場合によっては誤った消し込みをしてしまう可能性も高くなります。

アナログな業務での非効率さを訴えるべし

あるいは、1つの取引先企業が、自社の複数の部門と取引をしているという場合、その部署数の数だけ請求書を送付しても、支払い先はそれらを合算して1度の振り込みで支払うといった場合もあります。さらには請求額と入金額が違っている、未入金が発生したといった場合には、不足分を催促するのかあるいは翌月繰り越し請求するのかによって、消し込みの仕方も変わってきます。

もちろんこうした場合、経理担当者は照合を慎重に行い、また2人(あるいはそれ以上)の人間によってチェックを密に行い、先月の未入金を当月分に繰り越して請求といったことを、神経をすり減らしながら行います。しかし、人間が行うことですので、ミスは起こりえます。ましてや、これほどまでに、複雑で労力を要する作業なのですから…。

まとめ