債権管理ナビ/エクセルでどこまで入金管理できる!?/売掛金を管理する方法と注意点は?

売掛金を管理する方法と注意点は?

エクセルで入金管理をする際のコツと、手作業によるリスクをシステム化することのメリットについて解説していきます。

エクセルで売掛金の集計表を作るコツと注意点

未回収金のチェックや売掛金の消込などの入金管理をエクセルで行っている、あるいは、これから行おうとしている経理担当者もいると思います。

入金管理には大きく分けて下記の3つの作業があります。

それぞれのポイントとリスクを解説していきます。

入金データの確認

入金管理ではまず、入金データの確認を行います。請求一覧表を作成し、請求書の控えと銀行口座の入金記録を照らし合わせて、入金がされているかどうかをチェックします。請求書通りの入金ができていたら、入金日を記入します。

入金データの確認は、毎日行う会社もあれば、数日まとめて行う会社もありますが、この確認作業はかなりの時間を要します。

売掛金との照合

入金が確認されたら、売掛金の消込を行いたいところですが、その前に、売掛金と入金データの照合を行う必要があります。

売掛金の残高と、入金データを照らし合わせてチェックします。こちらが請求した金額と相手方が振込した金額、どちらにも間違いがなければ一致するはずですが、一致しない場合もあります。

差額が数百円程度であれば、相手方が請求金額に振込手数料を含めて支払ってしまった可能性があります。数万円単位で違っていた場合は、請求金額が間違っていたか、相手方が振込金額を間違えたか、データの入力を間違えたのかもしれません。

どちらにしろ、原因を解明して、相手方の間違いであれば残りを請求し、こちら側の間違いであれば過剰分を返金しなければなりません。

売掛金の消込

入金データと売掛金の照合の後は、売掛金の消込を行います。売掛金の消込とは、売掛金(債権)を貸借対照表から消していく作業のことです。

帳簿には、売掛金が借方、売上が貸方となっていますが、問題なく入金が行われたならば、現金を借方、売掛金を貸方にして、消込作業は完了します。

しかし、複数の取引分が一括入金されていたり、一部入金されていたりすると、取引の特定と消込作業にかなりの時間がかかってしまいます。

消込作業の後は、入金伝票を登録します。請求先ごとに登録しなければならないため、請求先が多数ある場合には、時間がかかることもあります。

エクセルで集計表を作るコツ

エクセルで売掛金の集計表を作る際、月ごとにシートを作成するケースもあるようですが、月ごとに分けてしまうと、未回収金のチェックをする際、シートごとにチェックしていかなければならず、未回収の総額がどれほどになるのかを把握するのが大変です。

集計表を作る時には、月ごとに分けずに、1シートにすべての月のデータを入れてしまえば、未回収総額がいくらになるのかが一目瞭然です。

その際、オートフィルタをかけることで、月ごとに表示させたり、未回収の明細を表示させることができます。

売掛金をエクセルで管理して大丈夫?

売掛金をエクセルで管理している経理担当者もたくさんいると思います。計算式を設定しておけば、エクセルが計算してくれますし、メールなどで簡単に送ることもできます。

しかし、エクセルでの入金管理は時間と手間がかかります。取引が増えればその分、作業の時間もかかり、月末は入金管理作業で残業ばかりという担当者も少なくないはずです。

また、エクセルのデータは簡単に書き換えができてしまうので、作業の担当者が複数いる場合、最終的にどのデータが正しいものなのか、わからなくなるということもありますし、パソコンでデータを保存していると、データを消失してしまったり、流出してしまうなどのリスクも伴います。

手作業のリスクとシステム化のメリット

入金管理を手作業で行うことは、さまざまなリスクを伴います。

まずは単純な確認や入力のミス。人の手で行う作業なので、絶対にミスが起こらないとは限りません。

入金データの確認の際に見落とすこともあれば、入金の消込作業が正しく行われず、同じ顧客に、同じ内容で請求してしまう「二重請求」を起こしてしまったり、間違って消込をしてしまい、請求すべき代金を請求しないままにしてしまうこともあります。

その場で気がつけばまだいいのですが、気づかずにいると、決済の時に帳簿と口座の残額が合わないということになり、どこでミスが起こったのか、はじめからチェックしていかなければなりません。

手作業では、こうしたヒューマンエラーがつきまといます。

入金管理をシステム化することによって、こうしたヒューマンエラーを減らすことができるというメリットが生まれます。

入金管理が正常に行われることで、キャッシュフローが改善し、二重請求や未請求などのミスがなくなり、未回収金に対しても、スピーディーに対応することができます。

手作業による入金管理では、恐ろしく時間がかかっていたものが、効率よく作業できるようになり、作業時間が大幅に短くなります。

また、これまで、こうした入金管理業務には、知識と経験が必要でした。そのため、特定の担当者が行うことが多くなりがちで、月末や決算時には、その担当者への負担が大きくなり、その担当者が休んだり辞めたりした場合には、業務が著しく滞ってしまうということが起きていました。

入金管理をシステム化することで、限られた担当者への負担を減らすことができますし、これまで入金管理に人材をとられていたのが、本来の業務にも十分な人材を投入することができるようになるのです。