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経理が挑むエクセルの効率化とその限界

エクセルには、経理業務に役立つ機能がたくさんあります。エクセルを使いこなせれば、経理業務を効率化させることも可能です。経理に役立つエクセルの機能を紹介します。

経理業務を効率化できるエクセル機能の紹介

エクセルには、経理業務に役立つ機能がたくさんあります。エクセルを使いこなせれば、経理業務を効率化させることも可能です。経理に役立つエクセルの機能を紹介します。

フィルター機能

まずは、エクセルに備わっているフィルター機能を押さえておきましょう。フィルター機能を使うと、たくさんあるデータの中から、指定されたものだけを抽出することができます。たとえば、全国に支店があり、1枚のシートに全国の支店の売り上げなどが入力されていて、東京や大阪など、ある支店の売上だけをチェックしたいという場合、「データ」タブから「フィルター」を選択します。すると、列のタイトルの右側に、矢印が出てきます。この矢印をクリックすると、各支店を選択することができるので、ここで東京や大阪を選択すると、それぞれの支店の売上だけをチェックすることができます。

また、「テキストフィルター」では、文字列の絞り込みができ、その文字が含まれていたり、その文字から始まったり、その文字で終わるデータを抜き出すことができます。さらに、「数値フィルター」を使うと、指定した数値よりも大きいもの、小さいもの、指定した数値の範囲内のものというように、数値から絞り込むこともできます。

ピボットテーブル

ピボットテーブルは、たくさんあるデータを統合したり、集計したりすることができるほか、さまざまな角度から分析することができる機能です。ピボットテーブルを使うと、難しい数式や関数を使わなくても、データの集計や分析ができます。

たとえば、エクセルで備品の管理をしていて、どの備品がよく使われているのかを知りたいとき。まずは「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択します。「ピボットテーブル作成」のダイアログが表示され、ピボットテーブルにする表が選択されていることを確認し、「新規ワークシート」を作成します。

すると、空のピボットテーブルと「フィールドリスト」というウィンドウが表示されます。フィールドリストのなかから、集計に必要な項目を選びます。備品ごとの金額を集計したい場合、まず「備品名」を選び、「行ラベル」へドラッグします。次に、「金額」を選び、「列ラベル」へドラッグします。すると、備品ごとの金額を集計することができます。

その他の便利機能

このほか、商品名と金額を入力していく際の手間を省き、入力ミスを防ぐのに役立つVLOOKUP関数、数値の合計を算出できるSUM関数、指定した条件に一致する数値だけを合計するSUMF関数、条件付きの計算ができるIF関数などがあります。

エクセル管理の限界とは

エクセルを使って経理の仕事を効率化することはできますが、エクセルだけで経理の仕事を処理するのには限界があるといわれています。というのも、エクセルは本来、表計算をするためのソフトだからです。 たとえば、消費税の処理をする場合。税込1,080円の消耗品を購入したとき、消耗品の本体価格1,000円と消費税80円をそれぞれ計上しなければなりません。この計上をエクセルで行うのはとても複雑で、たいへんな作業になります。

複式簿記の場合は、支払や出費があった際、さまざまな元帳に転記していかなければなりません。たとえば、通信費を現金で支払った場合には、現金出納帳に記載し、通信費の元帳に転記する必要がありますし、掛けで支払った場合には、売掛金元帳、通信費の元帳、取引先別の売掛金元帳に転記が必要です。

また、複式簿記の場合には、借方や貸方の性質も理解して集計しなければなりません。エクセルのフォーマットを作って、部署ごとに集計をし、最後に取りまとめるという形を採っている場合には、転記ミスや集計ミスが多くなりがち。

同じフォーマットを使っているはずなのに、部署によっては列や行が勝手に追加されていたり、関数が変更されていたりすることも多々あります。また、取りまとめるのに時間もかかるので、リアルタイムに情報を引き出すということも難しいようです。

手作業のリスクとシステム化のメリット

経理の作業を手作業で行う場合、もっとも多いのが転記ミスです。入力する数字はもちろん、記入する列や行をひとつ間違えただけでも、後でたいへんなことになってしまいます。集計ミスも多いトラブルです。エクセルを使って経理作業を行う場合、さまざまな関数が取入れられています。そのため、注意して入力をしていかないと、必ずといっていいほど、間違いが生じます。

また、フォーマットに変更点が生じた場合、項目がひとつ増えただけでも、すべてのエクセルファイルに反映させなければならないため、その分の手間も時間もかかります。こうした経理業務をシステム化すると、まずは、転記ミスや集計ミスが格段に減ります。

消費税の計上も自動的に行ってくれますし、将来、消費税率が変わったり軽減税率が導入された場合にも対応してくれます。フォーマットに変更が生じた場合にも、マスターデータを修正するだけですむので、手間も時間もかかりません。必要な情報をすぐに引き出せるので、いつでも最新版の情報を知ることができるのもメリットのひとつです。