チェック体制はどこまで整備するのが正解か

経理・チェック体制の効率化＆改善事例

セルフチェックの精度を上げる

人間のやることにミスはつきものです。それは仕事においても同じ。けれども経理という業務では、完璧にできて当たり前で、ミスは許されません。

しかし、ミスが許されないからといって、担当者が何度もチェックをしたり、パソコンで入力したものを、電卓で計算し直したりというような、効率の悪い作業をしていては、日々の業務をこなすことはできません。

経理のチェック体制を効率化させるためには、まず、セルフチェックの精度をアップさせることが大事です。

第一に、入力時のチェックはしっかりと行ってください。伝票や領収書、請求書、契約書などの証憑書類を見ながらデータ入力をしていくことも多いと思いますが、入力漏れがないように、鉛筆などで印をつけながらチェックしていきましょう。

このとき、書類の内容も気になるところですが、ここでは、内容は気にしなくてOKです。証憑書類通りに入力がされているかどうかのみをチェックするようにしましょう。

続いて、入力のチェックが終わったら、内容のチェックをしましょう。このとき、パソコンの画面上でチェックをするのではなく、打ちこんだデータをプリントアウトして、それをチェックすること。鉛筆などで印をつけながらチェックをしていった方が、より確実に確認することができます。

入力のチェックと内容のチェックを2回に分けることで、チェックの精度を上げることができます。

ダブルチェックの体制を整える

ここまでやっても、ひとりでのチェックには限界がありますので、ダブルチェックの体制を整えましょう。

作業を担当した本人が何度チェックをしてもミスは見逃されてしまいます。データや書類などを何度も見ているうちに、全てが同じように見えてきてミスを見過ごしてしまったり、作業した本人がミスだと思っていないこともあるからです。

作業担当者のチェックの後、別の誰かにチェックしてもらうというような「ダブルチェック」の体制を整えましょう。

会社の規模によっては、経理担当者がひとりしかいないという場合もあるかもしれません。その場合は、ガイドラインなどを作成して、担当者以外の人のチェックが入るようにしましょう。

すべてのデータや資料を見てもらうことが難しい場合には、取引金額の大きさや取引先に影響するものなど、優先順位を決めて、チェックしてもらうようにしましょう。

チェック体制の事例

属人性が排除されミスも減った

高齢者の生活支援を24時間体制で行う緊急通報サービス事業や、電話相談サービスを展開している企業が、事業の拡大に伴い、バックオフィス業務の改善計画を進めていくことに。

入金消込や債権管理業務は手作業で行っていたため、作業工程も多く、他の業務にも支障が出はじめていたことから、早急な効率化が求められていました。

これまでは、銀行の入金情報を出力し、販売管理システムから出力した請求データと照らし合わせて、消込結果を再度、販売管理システムに入力していくという二重入力を行っていました。

販売管理システムへの入力が全て手作業だったので、入力漏れや入力間違いも多いことが問題に上がっていました。また、1名の担当者が専属で行っていたため、入金と請求データを照らし合わせるチェックにも時間を取られていました。

導入したシステムでは、異名義の振込やまとめての入金にも、学習機能が働くことで対応でき、属人生が排除されるようになり、人為的ミスも減るようになりました。

全社的に債権回収の意識改革ができるようになった

事業の成長に伴い、バックオフィス業務の管理体強化を進めていました。入金消込作業を手作業で行っていたため、月末はつねに残業。過去の売掛金残高の整理と月次決算の早期化を行う必要があり、システムを導入することになりました。

導入前の入金消込作業では、似たような名義の振込依頼人が多く、金額だけを頼りにして作業を行っていました。

手作業のためミスが多発し、後の督促業務にも影響が出て、未入金も多く発生することも。

システムを導入することで債権管理の正確性がアップ。導入前は20人日かかっていた工程が2人日に減り、未回収債権が可視化されたことによって、全社的に、債権回収の意識の改革にもつながりました。経理だけでなく、営業も未回収債権を意識することで、未入金の撲滅を目指していきます。

二重業務がなくなり部門間のコミュニケーションも円滑化

システムを統合することで請求業務が一元化でき、業務の標準化にも成功。請求処理から入金処理、会計処理までが一気に完遂できるので、二重業務もなくなりました。

経理と営業部門の間のコミュニケーションも円滑化され、債権管理機能の強化につながっています。