債権管理ナビ/エクセルでどこまで入金管理できる!?/入金消込を効率化!知っておくべきエクセル関数10選

入金消込を効率化!知っておくべきエクセル関数10選

多くの会社では、入金消込をエクセルで行っていることでしょう。ここでは、エクセルで入金消込を行う際に覚えておきたい関数を10種類ピックアップし、それぞれの機能についてご紹介します。

これだけは覚えたい、エクセル関数10選

VLOOKUP

VLOOKUP関数とは、V(垂直)にLOOKUP(検索)する機能を有する関数のこと。指定した範囲の中から検索の条件に一致したデータを抽出し、別の位置に表示してくれる関数がVLOOKUP関数です。 H(水平)にLOOKUP(検索)する機能有するHLOOKUP関数とハイブリッドさせることで、より高度な検索・抽出機能を発揮することができます。

SUM(SUMIF)

エクセルの基本中の基本とされるのが、SUM関数。指定した範囲の数字を合計してくれる機能がSUM関数です。すでに経理業務ではお馴染みの関数でしょう。ただしSUM関数は、指定範囲を単純に合計する機能しか備えていません。指定範囲のうち、条件に一致したデータのみを合計させたいときにはSUMIF関数を使うことで作業が効率化します。

ROUNDDOWN

ROUNDDOWN関数は、数値を切り捨てるときに使用する関数。ちなみに、数値を切り上げるときに使用するのがROUNDUP関数で、数値を四捨五入するときに私用するのがROUND関数ですが、経理業務の実際ではROUNDDOWN関数が多用されることでしょう。

COUNT(COUNTA)

指定した範囲の中で、数値が入力されたセルが何個あるのかを数えてくれるのがCOUNNT関数です。数値だけではなく、文字も含めた入力済のセルの個数を数えてくれるのが、COUNTA関数です。

IF(SUMIF、COUNTIF、IFERROR)

「もし〇〇だったら△△と表記する」という条件処理をできるのがIF関数。たとえば「もし入金欄に数字が記載されてあったら、借方に『現金』と自動表記する」という条件を入れることができます。

「もし〇〇だったら合計する」という条件を入れいたい場合にはSUMIF関数、「もし〇〇だったら数を数える」という条件を入れたい場合にはCOUNTIF関数、「もしエラーだったら〇〇と表記する」という条件を入れたい場合にはIFERROR関数を使います。

なお経理業務の実際では、VLOOKUP関数とIFERROR関数の組み合わせがよく見られます。

TEXT関数

数値を条件に応じた表示形式で返す関数がTEXT関数です。指定のセルの数値に対し、常に「¥」などを付けたい場合に用います。

VALUE関数

セルに入力された情報が文字列で表記されている場合、これを数値で返す関数がVALUE関数です。たとえば「60%」と入力された文字列情報を「0.6」という数値で返します。

INT

少数を切り捨てて整数で返す関数がINT関数です。経理業務では、主に消費税の切り捨てで多用されています。ROUNDDOWN関数でも同様の処理ができますが、INT関数のほうが手軽に入力できるという点で人気です。

DATE

別々のセルに入力された「年」「月」「日」の数値を、一つのセルの中に日付としてまとめて表記する関数がDATE関数です。A1セルに「2019」、B1セルに「1」、C1セルに「1」と入力されている数値を、D1セルにまとめて「2019/1/1」と表記することができます。

FIND

セルに入力された文字列情報の中から、条件に一致した文字のみを返す関数がFIND関数です。たとえば、多くの顧客の住所録の中から神奈川県在住の顧客の列に「神奈川県」と返すことができます。応用的に用いることにより、すべての顧客について都道府県情報のみを抽出して返すこともできます。

経理業務でエクセルはどこまで使える

経理業務を行う上で、現状、エクセルは必須のソフトであることに間違いありません。あらゆる処理作業において有用な関数を駆使し、業務の効率化を図っていくようにしましょう。一方で、入金消込などの膨大な作業をエクセルだけでこなすことは、効率的ではないことも現実です。一部作業でエクセルを卒業し業務をシステム化することで、たとえば数日がかりの消込作業が、わずか数十分で完了する可能性もあるでしょう。

業務を効率化させることは、人材の有効活用にもつながります。現在よりも更なる人手不足が近未来に控えている折、経理業務のシステム化は必須となるかも知れません。