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既存の会計システムを移行できる?カスタマイズはどこまでできる?

会計システムを移行するタイミングと移行時の注意点について。新しいシステムを導入するにあたって、どのようなポイントをチェックすべきか、必要に応じてカスタマイズできるソフトのメリットなどについてまとめています。

会計システムを移行する
タイミングと注意点

会計システムを移行するタイミング

多くの企業で導入されている会計ソフト。いつまでも同じものを使い続けていくということは非常にまれで、他のソフトウェアやハードウェア同様に入れ替えが行われています。会計ソフトの入れ替えは、以下のタイミングで行われることが多いようです。

サポートの終了

会計ソフトを入れ替える理由としてもっとも多いのが、サポートの終了に伴うもの。

会計ソフト自体のサポート終了はもちろんですが、使用しているパソコンやOSのサポートが終了するのに伴い、新しいパソコンやOSに入れ替える際に、会計ソフトも新しく入れ替えるというケースも多いようです。

会社規模の拡大

会社の事業が拡大すると月末の決済業務も増えます。複数のパソコンで作業を行わなければ追いつかなかったり、システムの容量が足りなくなると作業能率が落ちてしまうので、入れ替えの必要が出てきます。

また、会計ソフトは業種に合わせて作られたものもたくさんあり、事業の拡大に伴い、異業種に進出したりすると、これまで使っていたソフトでは使いづらくなるため、入れ替えを行うということです。

法制度の改正

多くのソフトでは、消費税率の変更にも対応できるようになっていますが、経過措置や軽減税率については、不透明な部分も多々あることから対応への不安も残ります。

そのため、法制度が改正されるタイミングで入れ替えが行われることも多くなるようです。

他のシステムとの連携

請求書の発行や経費の申請、売上管理、支払管理など、さまざまな業務とも連携している会計ソフト。バラバラのシステムを使うことで、余計な手間がかかったり、入力ミスなどが起こることが多々あります。

他のシステムと連携することで作業がスムーズになりミスを防ぐ事ができるという場合には、それに見合った会計ソフトに入れ替えることがあります。

会計システムを移行する際の注意点

データの移行

会計ソフトを入れ替える際には、それまで蓄積していたデータも移行しなければなりません。

これまで使っていた会計ソフトのメーカーと違うメーカーのソフトに移行しようとすると、うまく移行できなかったり、手間がかかったりという問題が発生します。

そのため、会計ソフトを入れ替える際には、同じシリーズでバージョンアップするということが多いようです。

並行運用の有無

以前のシステムから新システムにいきなり移行するのは、大きなリスクを伴います。データがきちんと移行できずに消失してしまったり、操作に慣れずに作業が進まなかったりすることもあるからです。

そのため、新しい会計ソフトのテストも兼ねて、数カ月間、旧ソフトと並行して運用していくことが多々あります。しかし、手間も2倍になるため、できれば並行運用は避けたいもの。

会計ソフトの中には、この並行運用なしで新システムに移行できるものもありますが、失敗したときのリスクも大きくなるため、採用は慎重に検討する必要があります。

社員への教育

なるべく早く新しいシステムに慣れるため、社員への教育も必要になります。社員への説明やレクチャーのための時間を十分に設けるようにしましょう。

また、新システムを導入する前に、使いやすさや、システム販売会社からのレポートの有無をチェックすることも忘れずに。

システム導入が失敗する原因とは?

現在は数多くの会計システムが市販されており、選択肢が多い反面、どれを選べば自社にとってベストなのか迷ってしまうというデメリットもあるでしょう。その上、会計ソフトの選定を間違えると、新しいシステムの導入自体が失敗してしまう原因にもなります。

そこで、システム導入を失敗しないためにも、どのような原因がシステム導入の失敗につながるのか、把握しておくことが大切です。

目的やニーズがきちんと定められていない

会計ソフトにはメーカーや製品ごとの個性・特性があり、自社が現在抱えている経理上の問題や新しい要望に対して、しっかりマッチしているものがあれば、あまり適していないものもあります。

そのため、新しく会計ソフトを選ぶ際は、何よりもまず自社で会計システムを導入・移行する必然性や理由、それによってどのようなメリットを得たいのかといった、目的やニーズをはっきりさせておくことが不可欠です。 目的やニーズが定められていないと、機能や特徴を比較することもできず、システム導入が失敗してしまうリスクも高まります。

「多機能」という宣伝文句に躍らされた

目的やニーズにも通じる話ですが、導入すべき会計ソフトについて明確な考えを持っていない場合、とりあえず多機能であれば必要な分もまかなえるだろうと安易に購入を決めてしまいがちです。

しかし、会計ソフトに限らず業務システムでは、全ての機能を活用するケースは滅多にありません。つまり、多機能の会計ソフトを購入しても、宝の持ち腐れとなる可能性が高く、また操作が複雑になってしまうリスクもあります。

もちろん、多機能なシステムでは、必要最小限のシステムと比べて導入コストが余計にかかることも珍しくありません。

安さばかりを重視した

導入コストを抑えようとして、価格の安さばかりを重視することも危険です。

低価格でありながら、自社のニーズをきっちりカバーしているのであれば理想的ですが、会計システムの導入には費用だけでなく時間や手間もかかるため、安物買いの銭失いとならないように注意してください。

既存システムとの連携が不可能

業務を行っていく上で、会計ソフトだけでなく、他にも様々なソフトやシステムを併用していることが珍しくありません。

その場合、それぞれの業務システムを連携させられれば、一層に業務の効率化が図れます。

また、すでに複数のシステムを連携させている場合、新しく導入するシステムがそれらに対応していなければ、むしろシステム移行によって余計な手間が増えてしまいます。 新システムを導入する場合、必ず既存システムとの互換性などについても確認するようにしてください。

税理士がシステムに対応していない

既存システムとの互換性を確認する場合、忘れられがちなのが税理士の使用しているシステムとの互換性です。

自社の既存システムと連携できたとしても、税理士が使用しているシステムとの間で互換性がなければ、データをスムーズにやりとりすることができません。

実際に使用する人の目線で考える

個人事業主や、起業後間もない企業で事業主が経理業務を行うような場合、会計ソフトも事業主の好みや判断によって選ぶことができます。

しかし、経理担当者など、実際にシステムを使って作業を行う従業員が他にいる場合、彼らにとっての使いやすさやニーズを考えることが欠かせません。

実際、導入コストや情報の確認しやすさなど、経営者としての目線だけで会計ソフトを選ぶと、場合によっては経理担当者への負担が増えて、結果的に新システムの導入がマイナス効果となってしまう恐れもあるでしょう。

特に、これまでも会計システムを使用していた場合、経理担当者が既存システムに慣れていたり、既存システムの操作法をベースにした作業手順が確立されていたりすることも考えられます。新システムを導入する際は、どれだけ速やかに新システムを通常業務に反映できるかが重要です。

将来的な法改正やバージョンアップに対応しているかどうか

会計ソフトでしばしばありがちなこととして、税制の改定や法改正が行われた際に、ソフトをバージョンアップさせるのでなく、新製品の販売が決定されることがあります。

こうなってしまうと、旧製品では新制度へ充分に対応できないことも想定されるため、再び会計ソフトを購入しなければならなくなるかも知れません。

そのため、新システムを導入する場合、将来的な制度の改正にも対応できそうかどうか考慮することが欠かせません。 また、ソフトによっては販売後に想定外のバグやエラーが発見されることもあり、修正データのダウンロードやアップデートが簡潔に行えるかどうかも、事前に確かめておくべきポイントです。

トータルコストが想定をオーバーした

導入費の安さにばかり注意した結果、しばしば起こることですが、初期費用ではあくまでも最低限の機能しか利用できず、上位機能や追加機能を使いたい場合、オプション料金などを改めて支払わなければならないこともあります。

また、他システムとの連携を構築するためや、自社独自のカスタマイズを行ってもらうために、さらなるコストがかかってしまうこともあるでしょう。 その他、初年度は安く済んだとしても、翌年からの更新費用が意外と馬鹿にならないこともあり、最初に将来性を見越した見積もりを取ることが大切です。

会計システムの移行には最適な条件の見極めが肝心

会計システムを新しいものに移行する上で失敗しないためには、会計ソフトを切り替えるタイミングや、そもそもシステムを移行する目的を明確にするだけでなく、将来的な自社ニーズにも合致した会計ソフトを選定することが必要不可欠です。

業種や業態、会社の規模、さらには会計ソフトを使用する担当者や社内環境などによっても、最適な会計ソフトは変わります。もしも安易に会計ソフトを選んだり、準備不足のまま新システムに移行してしまったりすれば、コスト面でも業務面でも会社に大きなデメリットをもたらすリスクが高まります。

会計システムを移行する場合は、新システムによって最大限の効果を得られるよう、じっくりと会計ソフトを比較検討してください。

必要な機能を備えた
会計ソフトを見つけるために

いま使っている会計システムを移行するにあたって、まずは機能面の不便さやニーズを洗い出してみましょう。

会計ソフトにはさまざまな機能を備えたものがありますが、必要以上の機能を持ったソフトでは、余計なコストがかかってしまうので、本当に必要な機能だけを備えたものを選ぶのがおすすめ。

パッケージソフトではなかなか必要な機能を備えたものが見つからないという場合には、ソフトをカスタマイズするという方法もあります。

会計ソフトの中には、カスタマイズ対応しているパッケージソフトもたくさんあるので、必要最低限の機能がついているものを選び、後から必要な機能を付け足していくのもいいかもしれません。

とくにオンプレミスの場合、既存のソフトウェアとサーバ上で統合しやすく、サーバ内でソフトウェアのカスタマイズがしやすいという特長があります。

クラウドならAPIで部分的な組み込みも可能

APIとは、「Application Programming Interface(アプリケーション・プログラミング・インターフェイス)」の略で、「ソフトウェアの機能を共有する仕組み」や「あるひとつの機能に特化した、共有可能なプログラム」のことです。

このAPIがあれば、わざわざプログラムを組む必要はなく、必要なときにAPIを使って、会計ソフトに新たな機能を追加して、部分的にカスタマイズすることもできます。

システム導入Q&A

いざシステム導入を決めたところで気になるは、どのぐらいの期間がかかり、どんなことをする必要があるのかだと思います。そんな不安を解消するために、本サイトの制作にあたり取材協力いただいた、株式会社アール・アンド・エー・シーにシステム導入時の気になる点を伺ってみました。

※以下は株式会社アール・アンド・エー・シー社のV-ONEクラウドを導入した場合になります。

Q.何ヶ月前から動く必要があるのか、平均的な期間はどれくらい?

A.お問い合わせ・ご相談(ご発注1ヵ月半~2ヵ月前)、その後2~3回のお打合せにて、システム化の範囲や目的、達成目標などを共有していきます。

Q.システム稼働までの流れは?

A.マスタ整備、システムにインポートするデータレイアウトの確認・設定、テスト稼働までを1ヵ月~1ヵ月半程度かけて行います。ご発注から2ヵ月程度で本稼働するのが平均です。

Q.担当者が準備しておかなければいけないことは?

A.特にありません。ノウハウの蓄積したサポート担当が主導して進めていきます。

Q.運用開始前の確認はどうするの?テスト環境はある?

A.本番環境に過去データを投入し、テストを行います。これによりシステム内に学習履歴等をためることが可能です。運用開始時に、テストデータを削除することが可能です。

Q.導入後の研修などはあるの?

A.専属のサポート担当がつきますので、随時ご質問を受けられる体制を整えております。別途、操作説明会はオンラインで必ず1回は実施します。

Q.マニュアルはあるの?

A.一般的なサポートサイト(Q&Aサイト)を見てもらうカタチになります。わからないことがあれば、専属のサポート担当に随時ご質問ください。

Q.導入後のトラブルへ対応は?

A.弊社環境に起因するシステム障害は、もちろん緊急対応いたします。その他運用面では、都度、専属のサポート担当までご連絡ください。


システム導入と聞くと難しいことや、わからないことが多く担当者にとっては不安です。また、通常業務に加えてシステム導入への作業が発生してしまうことを考えると二の足を踏んでしまいがちですが、今回伺った「V-ONEクラウド」であれば、担当者の負担は少なくて済みそうです。

システムの導入や移行を検討しているのなら、まずは、株式会社アール・アンド・エー・シーに相談してみるのはいかがでしょうか。

取材協力:株式会社アール・アンド・エー・シー

【本社】東京都中央区東日本橋2-8-3 東日本橋グリーンビル3階
【設立】2004年

株式会社アール・アンド・エー・シーは、2004年の11月に設立以来、業務系・WEB 系のシステム開発を中心に、各種システムの企画・開発・導入コンサルティング業務を行っています。これまでに同社のシステムを導入をした企業数は200社以上にのぼり、顧客の課題解決に着実に成果を上げ続けています。

無料トライアル・資料ダウンロードは公式サイトから

株式会社アール・アンド・エー・シー公式HP株式会社アール・アンド・エー・シー公式HP
引用元:株式会社アール・アンド・エー・シー公式HP
(https://www.r-ac.co.jp/)

Victory-ONE シリーズは、国内では珍しい入金回収業務に特化したシステムとして、これまで200社以上の企業により採用されてきました。企業規模や事業内容を問わず、必ず発生する入金・回収にまつわる業務を網羅的にカバーすることができ、すでに稼働している基幹システムや会計システムにそのまま連携させて利用することができるよう、柔軟に設計されています。株式会社アール・アンド・エー・シー公式サイトでは、導入価格やどれくらいコスト削減ができるのか?など、気になる導入効果についてまとめた資料をダウンロードできます。