債権管理ナビ/入金消込はゼッタイ自動化したい/入金消込をエクセルで頑張ってるがもう限界

入金消込をエクセルで頑張ってるがもう限界

入金消し込みや売掛金消込をエクセルで行うことに限界を感じている方に、手作業でのリスクと効率化することのすすめ。

入金消し込みや売掛金消込、まだエクセルですか?

そもそもエクセルというソフトは、入金や債権などの管理に最適化されたものではありません。取引先の数が少なければ、さほど問題はないかもしれませんが、月末や締め日の残業が当たり前となり業務負荷を感じてる方には、ぜひエクセルに代わる入金消し込みや売掛金消込を効率化するシステムについて、知っていただきたいと思います。

エクセルの手間、しんどさあるある

エクセルを用いての入金消し込みや売掛金消込において、管理が煩雑でミスが多発してしまう要因が の大変さは何かといえば、作業のすべてを目視で行い、キーボードを打って手動で行わなければならないという点につきると思います。より具体的には、以下のような作業が必要ですね。

目視による入金データの確認・照合

入金消込の作業を行うにあたり、最初に行う必要があるのが、通帳や銀行FBデータの入金情報がどの請求先からの入金なのかを、元帳などの帳簿と目視でにらめっこし、1件ずつ確認しながら照合していく必要があります。それこそ月あたり10件程度であれば、さほど苦にはならないかもしれませんが、50件を超えるあたりでしんどさが格段に上がり、100件以上となると、気が遠くなってしまいますね…。数100件ともなれば、匙を投げたくなるのが本音でしょう。

手動による消込作業

照合作業を終えたら、続いては請求先ごとの回収予定に対して、入金されたかどうかを消し込む作業が待っています。もちろん回収漏れがないように、慎重かつ正確に行わなければなりませんが、エクセルを用いて行う場合、その作業は手動になります。とりわけエクセル上で請求先や売上伝票・明細ごとに細かく区分けしているといった場合には、時間と手間がよりかかることになり、複数の取引分の一括入金逆に一部のみの入金といった場合には、なおさら根を詰めて作業を行わなければなりません。

手動入力による入金伝票の登録

消込作業を終えたらホッとする間もなく、今度は手動による入金伝票の登録が待っています。売掛金残高を正しく合わせるためには不可欠な作業ですが、請求先ごとに1件ずつ登録しなければならず、請求先が多ければ多いほど、手間や時間も正比例してかかってしまいますね。従来の販売管理システムでは、売掛金残高を合わせるために入金伝票を手入力する方法しかない場合がほとんどですので、その作業が避けられなくなってしまうのです。

以上の事柄はまさに、エクセルを用いて入金管理や消込作業を行なっている方にとって、まさに「あるある」ではないでしょうか?

入金消し込みを手作業するリスク

その昔、某高級輸入乗用車が衝突安全性を宣伝するキャッチコピーとして「人間は、誰でも、ミスをする」という文言を用いていました。もちろん、手を抜いていい加減に行うなどは論外ですが、真面目に一生懸命やっていたとしても、ミスというものは起こってしまうものです。とりわけ手作業の場合、そのリスクは格段に上がります。請求額や入金額が一桁違う、1と7、あるいは3と8を見間違える、表組の列や行を1個ずれてしまう、などなど。手動入力での作業は、そうしたリスクと常に隣り合わせであるのです。

膨大な量の入金確認作業の課題を解決する方法

以上のように、エクセルを用いた入金管理業務は目視での確認や手作業での入力といったことが不可欠で、件数が増えるごとに膨大な手間暇がかる。また作業ミスというリスクも存在しています。それを解消し合理化するには、入金管理業務に最適化されたシステムを導入することが賢明です。

入金管理業務をシステム化するメリット

例えば専用のシステムであれば、銀行のFBデータを取り込むことで、振込専用口座番号と振込依頼人名や社名を判断し、どの請求先からの入金なのかを自動的にチェックしてくれます。マッチングしなかったデータは一覧ですぐ確認可能。

また、そのマッチングデータを元に、入金消込の作業も自動で行なってくれ、エクセル上に手動で入力し転記するという作業も自動化。一括入金や一部入金といった消込にも対応できますので、行われた作業に対してのチェックだけで事が済みます。

さらには上記の銀行FBデータや入金消込の情報を活用して、入金伝票の登録も自動化。ここでも手動入力を行う手間暇は不要になり、チェックだけ行えばよいのです。

まとめ

  1. エクセルで行う入金管理は、目視確認・手動入力の手間暇がかかってしまう
  2. 入金件数が増えるごとに、手間暇は増えていき、作業ミスのリスクも増える
  3. 専用システムを導入すれば、面倒な照合や入力が自動化。結果のチェックだけでOKに