システム導入事例
債権管理システムを導入し、業務効率が上がった、合理化できたという事例を紹介しています。
債権管理システムの導入事例
分散拠点での消込から本社集中の消込へ業務を集約
全国44拠点の担当者がそれぞれ入金消込作業を行い、工数がかかっていたものを本社に業務を集約することで、作業人数は変わらないまま、いままでの数倍の件数を処理することができるようになりました。忙しい月末も、通常営業日と変わらない時間に退社できています。
属人性が排除されヒューマンエラーも減少
1名のスタッフが専属で消込業務を手作業で行っていたため、月に100時間は入金周りの業務を行い、他業務にも支障が出ていました。
その作業をシステム化することで属人性が排除され、ヒューマンエラーも減少。入金が遅れている得意先もすぐにわかるので、タイムリーに督促できるようになりました。
債権管理の正確性が向上し工数も削減
入金消込作業を手作業で行っていたため、月末は常に残業が発生。過去の売掛金残高の整理と月次決算の早期化を行う必要もあり、システムの導入を検討。
システム導入後は債権管理の正確性が向上。工数が削減できたことで、事業拡大のための時間に充てることができるようになり助かっています。債権回収の全社的な意識も改善し、未回収債権が可視化されたことによって、自信をもって督促することができるようになりました。
ネットショップの入金確認が効率化され作業時間が大幅に減少
日々、受注件数と入金件数が増加し、月間8,000件を超える受注入金消込業務があり、膨大な負荷がかかっていました。
システムを導入することで、1日に2時間かかっていた業務が30分に、月末の集中時に2人日かかっていた作業が1時間に短縮。人為的なミスが減り、業務の正確性が大幅に改善しました。また、顧客先入金確認の、正確でスピーディな対応が可能になりました。
消し込み結果の営業現場展開による督促業務の効率化
複数拠点での入金業務を本社一括入金処理に変更。
膨大な量の入金データを、基幹システムで管理する請求データと容易に照合できるようになり、消込処理の確実性がアップしました。基幹システムへの入金データ連携や財務会計への仕訳連携によって、データ入力業務の工数削減を実現しました。
数十万件にのぼる請求・検収明細データの照合業務効率化
自動消込ツールを導入することで、各営業部門で行っていた入金消込業務を財務部門に集約。
各営業部門20名で行っていた月10万件を超えるデータの処理も財務部門3名でできるようになり、業務の軽減・効率化が図れるようになりました。
債権管理システムによって入金消込の90％を自動化
創業以来、積極的に事業を拡大し様々なサービスを展開してきたものの、結果的に大量の入金消込に負われていた事業者が、債権管理システムの導入によって作業の9割を自動化することに成功。
従来の紙ベースでのやりとりが不要になったおかげで、事業所間でのデータ確認作業なども合理化されて、情報管理にも貢献しています。
クラウド型消込サービスが終了したため債権管理システムを導入
クラウド型請求書作成システムと、それに付属していた消込サービスを利用していたものの、サービスが終了することになって新しい債権管理システムへの移行が必然性が発生。
結果的に専用システムを導入したことで、作業効率が向上し、また新システムではサポート態勢がしっかりと整えられていたために安心感も高まりました。
大手通販サイトとの取引で大量に発生する照合処理を自動化
大手ECサイトとの取引によって発生した、毎月数十万件にも及ぶ出荷明細と支払明細の照合作業を、債権管理システムによって自動化しました。
その結果、入金消込の作業時間が3分の1以下に短縮され、ECサイトへの対応力が向上し、データへの客観的な信頼性も得られるなど、数多くのメリットを獲得することができました。