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全国拠点で煩雑だった入金業務を本社へ集約

債権管理システムを導入した企業をピックアップ。それまで手作業で行っていた入金消込が、システムによって合理化でき、作業効率が上がったという事例を紹介しています。

入金消込を合理化し
作業効率が上がった事例

抱えていた問題

40カ所以上あった事業所において、各事業所の担当者が銀行で出力してきた入金明細を目視で確認して、販売管理システム1件ずつ入金入力を行っていた。月末だけでも半日かかっていて、業務効率の悪さを感じていた。

販売管理システムの消込機能を改修して対応することも試みたが思うようにいかず、専門の消込ツールを検討することに。

解決方法

銀行からの入金明細と、販売管理システムにある請求データをシステムにアップロード。仮想口座を拠点ごとに番号付けをし、システム内で部門ごとに照合・管理。消込結果データを販売管理システムにダウンロードし、仕訳データを会計システムに取り込み。

そうすることによって、今まで各事業所で散在していたデータが、本社の業務集約拠点にまとまるようになった。

はじめは、本社と2箇所の事業所の処理からはじめ、操作に慣れてきたら少しずつ追加。事業所によって特殊な入金もあるため、各事業所の半数の入金を本社で対応。

導入前/導入後の違い

導入前は、各拠点がそれぞれ銀行から入金明細をダウンロードし、拠点ごとに目視で入金を確認。販売管理システムの入金を入力し、消込処理を行っていた。

導入後は本社に業務を集約。約3,600件の入金という、それまでの数倍の件数を本社経理部が処理するようになったが、集約前と変わらない3~4名の人数で業務をこなすことができている。業務が集中する月末でも、通常の営業日と変わらない時間に退社することができるようになった。

会社概要

業種:業務用食品卸売業、食品小売業

事業内容:ホテル、ファミリーレストラン、居酒屋、焼肉店、社員食堂、病院、介護施設等に食材や厨房用品を卸したり、一般客も購入できる小売店を運営

従業員数:約900名

まとめ

以前は事業所ごとに手作業&目視で行われていた消込作業が、専用の消込ツールを導入することによって、業務を本社に集約させることができるようになりました。

本社での業務件数が増えたにも関わらず、システムの導入によって業務が合理化されたため、本社に業務を集約させるようになる前と変わらない人数でも、作業を終わらせることができています。

作業人員を増やすことなく業務が進められるので、全社的にも業務の効率化が図られています。