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売掛金の残高確認が合わない…

売掛金の残高確認が合わない時の対処方法や、考えられる原因、リスク回避の方法などを、取りまとめてご紹介していきたいと思います。

売掛金の残高確認、もしも合わない場合はどうする?

改めて申し上げるまでもないことですが、経理や会計といった部署でお仕事をされている方であれば、扱う数字の重要性というものは、身にしみていることでしょう。ましてや、売掛金に関する数字ともなれば、なおさらです。それこそ、所属する企業の経営成績や財政状態に直結し、将来的な経営戦略といったことにも大きな影響をもたらします。

しかしながら、日々そうした仕事をしていると、伝票や領収書、現金の入力・帳簿残高と現物などが合わない、といったことは、少なからず発生してしまうものです。そうした場合には、適切な対処を行い、また、そうなってしまう原因を探って、再発防止に務めることが重要です。

売掛金の残高確認が合わない場合の対処法

売掛金の残高が合わない理由は、後述するように実に様々です。しかし、一からすべてをチェックするには、膨大な時間と手間がかってしまいます。そこでまずは、残高が合わない場合にありがちな点からチェックしていくというやり方がお勧めです。起こる頻度の高いものとして、以下のようなケースが考えられます。

消費税の端数処理の方法が異なっている

実は、消費税の端数をどう処理するかというのは、統一された決まりというものはなく、企業ごとにそれぞれ異なっているというのが現実です。

四捨五入で処理するところもあれば、切り捨てという場合もあります。この端数処理の方法が自社と取引先で異なっていると、売掛金の残高が合わないということが起こりえますので、確認してみましょう。

締め日の違いによって合わなくなる

締め日というものもまた明確な規定というものがなく、企業によって月末の場合もあれば、25日の場合、15日の場合と実に様々です。

そして自社と取引先の締め日が異なっていると、売掛金の残高が合わないということが起こりえます。例えば自社が月末、相手が25日という場合には、相手先に26日~月末までの取引金額を問い合わせ、合算することで問題が解決できる場合があります。

計上ミス

一番単純で最も起こりがちなのが、このパターンです。例えば自社か取引先のどちらかが2重計上をしてしまっている、あるいは計上漏れをしているといった場合、当然ながら計算が合わなくなります。取引内容を精査することで、ミスを修正する必要があります。

その他にも考えられる原因を探ろう

上記のパターン以外にも、売掛金の残高確認が合わない原因として考えられるものには、以下のようなパターンがあります。これらについても、チェックしてみるとよいでしょう。

借方と貸方を間違えている

帳簿上で借方と貸方(左右)を間違えていると、差異は2倍になってしまいます。特に「入金伝票」や「出金伝票」、通帳の数字を見ながら入力する場合などに起こりがちです。合わない金額を「2」で割ってみることで、この間違いに気づきやすくなります。

桁を間違えている

これも起こりやすい間違いです。桁の間違いの場合、差異の数字を「9」または「0.9」で割ってみることで、間違いに気づくことができます。

例えば本来「40,000円」のところ「4,000円」としてしまっている場合、差異は「36,000円」です。これを「9」で割れば、4,000円になるという訳です。逆に「400円」のところを「4,000円」としていたら、差異は「3,600円」。これを0.9で割れば「4,000円」になるという具合です。

数字の位を入れ替えてしまっている

例えば「872円」を誤って「827円」としたという場合、差異は45円です。こ45を「9」で割ると「5」で割り切れます。位の入れ替わりの場合はこのように、差異が常に「9」で割り切れますので、判断材料となります。また「9」で割った数字によって、どの位が間違っているかも分かります。

「6」と「9」の間違い

差異となっている数字が3,000や300など「3」絡みの場合は、「6」と「9」を間違えている可能性が大です。

見た目的にも間違いやすいのに加え、電卓やパソコンのテンキーでも上下に配置されていて打ち間違え易い傾向があります。「6」と「9」が入っている数字に注意してチェックすると、ミスが発見できることがあります。

システム化でリスクを回避

以上のように、売掛金の残高確認が合わないという場合には、その原因がパターン化しているケースが多くあります。それゆえ、リスク回避の方策としては、売掛金の管理ソフトやシステムの導入が効果的です。

手書きの帳簿、あるいはエクセルへの入力とは異なり、検索機能が備わっているので、確認作業の効率化が図れます。もちろん集計も自動で行なってくれますので、単純な計算ミスなども起こりにくくなります。

まとめ