とある経理担当者の憂鬱
江久世ルカは今月も月末に追われている
私は江久世（えくせ）ルカ。とある中小企業で経理を任されている、いわゆるオフィスワーカーです。
そんな自己紹介をしつつも、今の私の目と手は動きっぱなし。目の前にはパソコンのモニターと、それに映るグリーンのにくいアイツ。エクセルの世界が広がっています。
今日は毎月恒例の締め日。消し込み処理をするために休みなく手と目と頭をフル動員しているのです。
エクセルを扱うこと自体が問題ではありません。毎月起こることが分かっている業務をなぜ効率化してくれないのかという点に私はうんざりしているのです。
顧客の名前と入金金額が合わない…。
同じ会社なはずなのに違う表記がいくつもある…。
そんな情報を見せてくるエクセルと手動で真っ向から戦っても、最初から負けは見えています…。
経理部の部長にミスを報告するまでが、もはや一つの業務ではないのかと思うほど疲弊する毎月の締め日。その日が訪れることが嫌で仕方ありません。
明らかに効率が悪いので一度「経理システムでも導入してみたらどうですか？」と提案しました。しかし部長は「楽をしたいだけだろう」「そんなものなくてもできるならやってくれ」と聞く耳を持ってくれません。手動で経理業務を行う方があきらかに効率悪いのに…。
正直経理の仕事もしんどくなってきました。一人でパソコンに向かっているのもつらいです。難しいことではないはずなのに、なぜ対応してくれないのかわかりません…。
毎月手作業のままで本当に大丈夫？
経理担当者は、毎月同じ時期に膨大な量の債権管理に追われています。経理担当者はどんなことに困っているのでしょうか？
膨大な数の売掛金を手作業で確認
毎月の締め日前後にやってくる債権の消し込み作業は、経理担当者にとって面倒な仕事の一つです。膨大な売掛金と預金通帳の入金を1件ずつ照らし合わせる作業を人力で進めるわけですから、結構な負担になっているのは間違いありません。
チェックするうえで効率を下げているのは、振り込み人名の間違いです。同じ顧客でも商号の表記がバラバラなので、どれが一緒でどれが違うのかといった、入金とは別の次元の仕事までやっています。
誰かに頼めれば良いのですが、締め日前後のみの仕事なので担当者を置けないのです。毎月やってくる仕事を誰かに頼みたいけどできない。そんなジレンマが経理担当者のそばにある状態です。
経理担当者の声
企業の経理担当者が債権管理で一番頭を悩ませることや失敗事例についてまとめました。
ミスが許されない仕事ゆえの悩みと失敗
- ミスが一切許されない仕事です。「ピッタリと合っていて当たり前」という考えで仕事をしています。（40代）
- 現金を扱っているので、1円のミスも許されません。（40代）
- 1円合わないだけで赤字に転じそうになり、大騒ぎになりました。（50代）
頭を悩ませることの中に、「ミスが許されないこと」を挙げている方が多くいます。現金を扱っている以上、1円の狂いも許されない経理部門。たかが1円されど1円で、企業の業績に大きな影響を与えかねません。
経理担当者を取り巻く環境
- 会社が営業中心の採用を進めている中、管理部署の高齢化が問題になっています。（50代）
- 経理部門は割り振られる仕事が多いからか、成長しづらいのかもしれないですね。（40代）
- ずっと経理を担当してきたベテラン勢がどんどん退職していくが、引継ぎがうまくできていません。（40代）
- 経理部に配属された部下にやる気が見られない時があります。（50代）
- 新人から「仕事を覚えよう」という向上心が見られません。（40代）
経理部のほとんどがベテラン勢で、新人がほとんど配属されない状態に不満を抱いている方が多いようです。新人は覚えることが多く、習得するまでに時間がかかるケースも。そのため作業スキルがなかなか身につかない状態です。そんななかでベテラン勢が退職を迎えるとなると、引継ぎもうまくいかなくなるでしょう。
経理担当者と社員との関係
- 経理部門と営業部門で業務の捉え方がまるっきり違います。それが原因で営業部門の人とはコミュニケーションがとりづらいです。（40代）
- 「経理のクレームをつけられる」と思われるのか、声をかけると緊張されます。（30代）
- 最初から警戒態勢を取られるので前向きな話ができません。（40代）
1つのミスも許されない仕事がかせられているだけでなく、ほかの社員とのコミュニケーションにも気を使わなければならない実情が見えてきました。とくに営業部門とのやり取りで摩擦が生じやすいようです。1円単位でズレのない業務が求められる経理と、書類の提出に追われる営業。それぞれの仕事は違っても、どちらも働きやすい環境を作ることも大事です。
改善するためにできること
手作業だらけの経理担当者の仕事を改善するにはどうすれば良いのでしょうか？
経理のシステム化を検討する
経理システムの導入は。債権管理の業務を効率化するのに適しています。
面倒な入金の消し込みは自動で行われますし、手動での消し込みが必要な場合も問題ありません。顧客名と振込入金データがマッチングすれば、児童で消してくれます。同姓同名の顧客が存在しても、顧客住所や電話番号などで振り分けられるのでミスが起こることもないでしょう。
自動処理で済むところは自動で、手動が必要な部分は手動でと、スムーズに業務を進めたい方におすすめです。