未収金を管理する表の作り方を知りたい
未収金管理のためのエクセルデータの作り方のコツや整理の仕方、未収金をエクセルで管理することのメリット、未収金管理を手作業で行うリスク、システムを導入することのメリットについてまとめています。
未収金管理のエクセルの作り方
未収金データを作るコツ
未収金を管理する表をエクセルで作成するには、まずは、売掛金の集計表を作成することからはじめます。
売掛金の集計表を作るときと同様、月ごとにシートを作成すると、一見、見やすく感じますが、取引先ごとのデータや未収金のデータを抽出する際、シートごとに確認していかなければならないので、手間がかかります。
月ごとにシートを作成するのではなく、ひとつのシートにすべての月のデータをまとめ、年月の列を作り、オートフィルタを設定します。未入金の取引をチェックする場合には、オートフィルタをかけて、入金日が空欄のものをピックアップすれば一目瞭然です。
ひとつのシートで作成することで、未収金以外にも、必要なデータをすぐに呼び出すことができます。
予定通りに入金がされていない、未回収の取引先がある場合には、セルに色を付けるなり、字体を太くするなりして、ひと目で分かるようにしておきましょう。そうすることで、見落としをなくし、未回収を防ぐことができます。
引用元：Youtube「請求・入金管理（売掛金管理）をエクセルで行うコツ」
（https://www.youtube.com/watch?v=0gCDpSfNqRE）
売掛金の遅延得意先リストを作成する
未回収の取引先を見つけたら、売掛金の遅延得意先リストを作成しましょう。遅延期間が1日であっても、確実な回収が見込める得意先であっても、リストにきちんと入力しておくことで遅延先を把握することができ、回収作業をスムーズに行うことができます。
遅延得意先リストには、売掛金の金額のほか、遅延期間も入力しておきましょう。たとえば、30日以下、31日以上60日以下、61日以上90日以下、90日以上という具合です。
90日以上遅延が発生している取引先に対しては、自主回収が難しくなってくるので、弁護士や回収代行業者に依頼することも考えましょう。また、今後の取引についても再検討する必要があります。
遅延理由を明らかにする
入金が遅れている得意先とその期間が入力できたら、遅延の理由を明らかにします。
入金が遅れる理由としては、下記の3つが挙げられます。
- 得意先の支払いにミスがあった
- 得意先の資金繰りに問題がある
- 得意先に支払いの意思がない
得意先の支払いミスによる遅延の場合は、支払期限を忘れていたり、支払ったつもりでいたりすることが多いので、ほとんどの場合、催促すれば支払いに応じてくれます。催促せずにいると、忘れたままになってしまうので、遠慮することなく催促しましょう。
得意先の資金繰りに問題がある場合、売掛金が回収できるのかどうかを判断するため、その企業の状況が一時的なものなのか、回復の見込みがないのかをしっかり見極めなければなりません。
得意先に支払いの意思がない場合、提供した商品やサービスに不満があるという可能性もありますが、悪質な場合、はじめから支払う意思ないということもあります。遅延期間が90日を超えているものは要注意です。
遅延理由に応じた回収方法を採択する
得意先の支払いにミスがあった場合、はじめは電話やメール、ファックスなどで確認をする程度の連絡を入れてみましょう。支払期限などを忘れていた場合などは、それで入金されることも多いです。
得意先の資金繰りに問題がある場合は、先方に支払計画を立ててもらう必要があります。支払方法を現金に限定したり、破たん状態の場合には、法的措置を取らざるをえないということも。
提供した商品やサービスに不満があって、支払いの意思がないという場合には、先方と話し合い、値引きや、今後の契約の見直しなどを行います。
はじめから支払いの意思がなかった場合は、法的措置が必要になることもあります。
そもそも未収金の管理の方法を変更したい？
煩雑になることが前提の未収金管理は、よりシンプルな管理方法を模索したいところです。
これまでエクセルに細かな変更を加えて管理してきたけど、そもそも論として抜本的な見直しをしたい。
このように思われる事業者様、ご担当者様も少なくないのではないでしょうか？
関係業務を含む全般を効率化する目的も兼ねて、システム導入も視野に入れた方が生産的かもしれません。
未収金をエクセルで管理しても大丈夫？
未収金も、売掛金同様、エクセルで管理することも多いと思います。
エクセルでの管理は、誰でも作業ができるというメリットがある一方、簡単にデータを書き換えることができてしまうので、そのデータが本当に新しいものか、正しいものかを確認する必要があります。
また、データの消失や流失にも注意が必要です。
以上のように、エクセルでの未収金管理では、データ改ざん・情報流出につながりやすく、セキュリティー面で不安であることは確かです。
エクセルでの手作業のリスクとシステム化のメリット
未収金管理を手作業で行うと、入力ミスやチェックミスが起こる可能性があります。入金がされていないのに入金済みになってしまったりすると、売掛金が回収できないままになってしまいます。
また、遅延得意先リストの作成も手作業で行わなければならないので、時間も手間もかかります。
未収金管理をシステム化すると、こうしたケアレスミスを防ぐことができます。システムを導入することでキャッシュフローの改善にもなり、二重請求や未請求というミスもなくなります。
遅延得意先リストもスムーズに作成することができるので、取引先への催促などの業務も速やかに行うことができます。
未収金や売掛金の回収状況をすぐに確認できるので、早急に未収金金額を特定することができ、未収金の早期回収も可能になります。
エクセルによる管理に限界を感じたら…？
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