債権管理ナビ/経理の生産性向上やコストの削減方法/債権管理はどう一元化する?

債権管理はどう一元化する?

債権管理を一元化し、効率化を図るためには、効率化が後回しにされている業務を確認し、そのために何が必要かを理解しなければなりません。経理業務を効率化させるためのポイントについてもまとめています。

効率化を後回しにされがちな業務を一元化する

入金消込の手間を改善

債権管理を一元化し、効率化を図るためには、効率化が後回しにされている業務を確認し、そのために何が必要かを理解しなければなりません。経理業務を効率化させるためのポイントについてもまとめています。

企業の業務の多くは、効率化されていますが、なかには、システム開発に手間がかかるなどの理由によって、効率化が後回しにされているものもあります。その代表的なものが「入金消込」です。

入金消込は、企業が取引先に請求した代金が、期日までに請求額通りに入金されたかどうかを確認する作業です。入金は銀行振り込みが一般的なため、経理担当者は、請求書と通帳の振込情報を見ながら、入金の照合作業を行っていきます。

入金件数が少なかったり、1枚の請求書に対して1件の入金が行われているというのであれば、まだ手間は少ないのですが、複数の請求書の金額がまとめて入金されていたり、1枚の請求書に対して部分入金がされていたりすることがあります。取引先によっても、入金の時期や方法もさまざまです。請求金額と入金金額が違っていた場合、取引先や現場に確認する作業に時間や手間を取られているというケースも多いようです。

請求書の処理工数を軽減

そして、もうひとつ、効率化が遅れているといわれているのが、請求書業務です。これは、いまだに紙の請求書が使われていることが多いことからもわかります。請求書を紙ではなく電子化したいと思っている企業はたくさんあるものの、取引先が電子化に対応してくれるか、取引先に負担をかけることになるのではないかという懸念があり、自社の思惑だけでは進められないということがあるようです。

けれども、紙の請求書の場合、仕分けして各担当者に配り、担当者が確認をして各部門で承認を得て経理に回し、経理がシステムに入力して処理を行い、請求書をファイリングするという作業が行われるため、1通の請求書を受け取って処理するのに、45分もの時間がかかるといわれています。問い合わせなどがあれば、それにも対応しなければなりません。

また、紙の請求書を発行する場合、500社に発行すると、印刷や封入れ、送付などの業務に、年間約148万円のコストがかかっているともいわれています。

経理の生産性を効率よく向上させるには?

経理業務の効率化を図るためには会計ソフトの導入は必須です。会計ソフトを使うことで、業務が効率化されて早く、ミスなくできるようになります。そのため、決済や決算、日々の経理業務はもちろん、確定申告などもスムーズに行うことができます。

導入ハードルの低いクラウドタイプが普及している

会計ソフトの中には、銀行口座やクレジットカードなどの利用を同期化したり、レシートなどの画像をアップするだけで、自動で仕分をして勘定科目を記入してくれる機能をもったものもあります。会計ソフトを導入するには、パッケージソフトを購入する方法とクラウドサービスを利用する方法がありますが、とくにおすすめなのがクラウド型の会計システムです。

ソフトをインストールする手間も必要ありませんし、インターネットにつながっているパソコンがあればすぐに使用することができるので、1台のパソコンに限らず、誰のパソコンからでも使うことができます。会社のパソコンを買い替えたり、万一、故障などでパソコン内のデータが消失してしまったという場合でも、クラウドサーバーにデータはしっかり残るので安心です。また、つねに最新バージョンのソフトが利用できるので、法改正などが行われた時でも、すぐに対応することができます。

システム化にすることで得られるメリット

ほとんどの企業で会計ソフトを導入し、請求書業務などを含む債権管理業務を会計システムで行っているところも多いと思います。しかし、一般的な会計システムでは、売掛金や買掛金の帳簿入力など、基本的な業務のみ対応しているものが多いようです。

とても手間がかかり面倒な入金消込の作業をはじめとした債権管理業務をカバーしてくれるのが、債権管理システム。債権管理システムは、入金明細や支払い明細をシステムに取り込むだけで、消込作業を自動で行ってくれる機能を備えています。それによって業務効率は飛躍的にアップし、業務担当者の負担やストレスも軽減してくれる効果も期待できます。

また、適切な債権管理業務を行うためには、売掛金や買掛金がいくらあるのか、入金状況や支払状況などをリアルタイムに確認することも重要です。債権管理システムでは、これらの情報をリアルタイムに引き出すことができ、すぐに確認することができるので、スムーズな業務をサポートしてくれます。

大手企業の場合、拠点が複数あると、それらの債権・債務情報を集約するのには、たいへんな手間と時間がかかります。データを収集して加工し、分析するためにまとめるとなると、膨大な時間がかかってしまい、でき上がったとしても1カ月あるいはそれより前のデータになってしまっているということも少なくありません。債権管理システムでは、各拠点の情報を一元管理することができるので、情報を集約してすぐに分析データを作成することも可能です。