債権管理ナビ/入金消込はゼッタイ自動化したい/苦痛でしかないこの仕訳作業を改善するには

苦痛でしかないこの仕訳作業を改善するには

帳簿上の仕訳作業を取り上げ、手作業で行うデメリットやリスク、自動化することのメリットなどについて取りまとめてご紹介します。

仕訳のシステム化のメリット

帳簿の仕訳や修正作業は、手作業で行うには手間も時間も大きくかかりますし、ミスが発生するリスクも存在しています。会計ソフトを使用したシステム化は、こうした問題を一挙に解決でき、業務の最大効率化を計るうえで最良のメソッドのひとつといえます。

では、実際の業務のなかでどんなメリットがあるのかを見ていきましょう。

うんざりしてしまう仕訳作業、自動化でどう変わる?

たとえば、決算書を作成しなければならない場合に、手作業であれば各種の取引の仕訳を記帳し、それらを元に各勘定科目の元帳に転記し、元帳を集計して勘定科目ごとに金額を算出する、といった作業が必要になってきます。単純とはいえ、同様の作業を何回も繰り返さなければならず、上に挙げた通りミスの原因にもなります。

ルーティンの自動効率化

自動仕訳システムを使うと、得意先の明細データと紐づけて勘定科目などをあらかじめ登録しておくことで、同じ相手先の明細データから適切な科目を検知。何もせずとも勘定科目や補助科目が表示されるようになり、記帳のスピードが圧倒的に速まります。

また、自動会計システムのなかには、銀行やECサイトとデータ連携して、過去に行った仕訳から各科目が自動で割り当てられるようにできたり、登録情報を学習して使えば使うほど精度が上がるようなものもあります。ルーティンワーク的な仕訳であれば、明細データを取り込んだ瞬間に適切な勘定科目・補助科目が入力された状態になるため、ほぼ手作業をすることなく処理が行えるようになります。

入力ミス・リスクの低減

効率化はもちろん、手作業で行う場合に起こりがちな記入ミスや計算ミスといったリスクも格段に低くなります。手作業で苦労して作成した書類の金額が最終的合わなければ、数字のどこに間違いがあるのかを突き止めるという、気の遠くなる作業が発生してしまいます。その点、自動仕訳システムならば、そうしたリスクを大きく減らせるのです。

業績アップにも繋がる?

さらにもうひとつ、専用システムを用いるメリットとしては、自社の業績をリアルタイムで把握しやすくなるという点があります。

手作業では仕訳や集計作業に一定の時間が必要となるため、タイムラグが発生してしまいますが、専用システムを用いれば、その時々のリアルタイムでの業績確認が可能となり、今後の戦略や予算の組み方についても、実情を鑑みた効果的な目線で見直すことができます。そういった副次的な意味でも、自動システムを採用するメリットは大きいと言えるでしょう。

自動仕訳システムは全部同じ?

現在、仕訳作業を自動化・効率化する会計ソフトは無数にもあります。さまざまな機能が用意されており、企業の方針や用途によっては必要のない機能がついていることもあるでしょう。経理の担当者のニーズに沿って導入しなければ、それこそ余計なコストをかけてしまうことになりますし、本当に効率化には至らないでしょう。ひと口に経理と言っても、管理する部門によって作業の性質が変わってきますし、企業ごとに自動システムとの相性があるはずです。

システムにはさまざまな違いがある。機能や業態に合わせた選択を

たとえば入出金の管理と固定資産の管理は作業が異なってくるため、それぞれ違う会計システムを導入する企業もたくさんあります。また、こうしたシステムのなかでも、サーバーを社内に開設する必要がある現地導入型システムや、WEB上で管理を行うクラウドサービスなどの分類があります。機能や業態をよく見極めて、企業の方針と合致したシステムを選ぶことが大切です。

まとめ

  1. 手作業での仕訳や修正作業は、件数が増えるごとに手間暇がかかってしまい、手間暇の増加とともに作業ミスのリスクも増える
  2. 専用システムを導入すれば、時間短縮、ミスの軽減、リアルタイムの業績把握などのメリットがある
  3. システムにはさまざまな違いがあり、自分の会社のやり方に合うものを選択することが重要。